Skatteeffekter av kostnadsersättning genom löneavgift

Internal Revenue Service tillåter arbetsgivare att ersätta anställda för företagskostnader som uppstår i jobbet. Enligt en ansvarsfull plan är dessa kostnadsersättningar skattefria till arbetstagaren. Om det är en icke-ansvarsskyldig plan betraktas betalningarna som löner. Om ersättningar utfärdas via lönedel betyder det att de ingår i en icke-beräkningsbar plan och medarbetaren betalar skatter på ersättningarna.

Man i kostym som pumpar gascredit: vadimguzhva / iStock / Getty Images

Anställda Affärsutgifter

Som företrädare för företagen tenderar de anställda att betala företagskostnader under arbetet. Att köra för att möta en kund, hämta några kontorsmaterial eller ta ut en kund till lunch är alla affärskostnader som kan ersättas av arbetsgivaren. För att dokumentera och motivera utgifter ska anställda spara kopior av kvitton vid företagsinköp. IRS tillåter arbetsgivare att ersätta anställda med mil för bilresan, så att anställda kan hålla en detaljerad logga över affärsresor snarare än att spara gasinkvitton.

Ansvariga och icke-ansvarsfulla planer

När arbetsgivare ersätter arbetstagare för arbetsutgifter, gör de det enligt antingen en ansvarsfull plan eller en icke-ansvarsskyldig plan. En ansvarsskyldig plan är en där arbetstagaren tillhandahåller tidig dokumentation av utgifter och returnerar eventuella överskjutande ersättningar. Arbetsgivaren verifierar utgiften hade en affärsanslutning och behåller en kopia av dokumentationen. Enligt en ansvarsskyldig plan är kostnadsersättningen inte inkomst. I stället är det en skattefri ersättning för utgifter till arbetstagaren.

Utfärda kontroller enligt en ansvarsfull plan

Om du har en ansvarsfull plan, bör kostnaderna inte behandlas via löneavgiften. I stället be anställda att regelbundet samla dokumentation av utgifter och sedan utfärda en kostnadsersättningskontroll. Dessa betalningar ska redovisas som företagskostnader. Till exempel, om du sänker en anställd en körsträcka-ersättningskontroll för $ 50, ska $ 50 registreras som körkostnad. Ditt företag kommer att kunna avskriva dessa utgifter på sin företagsbeskattning, så behåll kopior av körsträckans blanketter och kvitton för att underbygga utgiften.

Lön behandling för icke-ansvarsfulla planer

Om arbetsgivaren inte följer reglerna för en ansvarsskyldig plan, är det verksamt enligt en icke-beräkningsbar plan. Ibland genomför en arbetsgivare målmedvetet en icke-beräkningsbar plan för att minimera registrering. Till exempel kan ett företag välja att ge anställda $ 500 varje för att täcka kost- och milstolpeutgifter för en årlig företagsutbildning och inte kräva kvitton. I det här fallet betraktas kostnadsavgifterna faktiskt som löner och de anställda betalar skatter på dem.

Eftersom dessa betraktas som löner, bör kostnaderna för ersättning enligt en icke-beräkningsbar plan behandlas genom lönedel. På så sätt kan arbetsgivaren hålla tillbaka federala, statliga och löneavgifter. Vid årsskiftet redovisas kostnadsersättningar som löner i anställdas formulär W-2.