Innehållsförteckning:
Internal Revenue Service möjliggör en mängd olika körsträcka ersättning planer. Arbetsgivare kan ersätta faktiska fordonsutgifter, använda IRS standard körsträcka eller inte ersätta kostnader alls. För att vara en giltig kostnad måste verksamheten upprätthålla bevis på utgiften och verifiera att milen kördes för affärsändamål.
Grundbelopp för återbetalning
IRS tillåter företag att ersätta anställda och andra företagsrepresentanter för affärsresor. Om verksamheten följer IRS riktlinjer är ersättning som en kostnad för företaget och en obetald betalning för arbetstagaren. För att vara en giltig kostnad måste företaget hålla register över utgiften och verifiera att den användes för arbete. För att vara en oskattlig betalning till arbetstagaren måste arbetstagaren redovisa utgifterna i rätt tid och återbetala eventuella överskott som hon erhåller.
IRS Standard Mileage Rate
Den enklaste körsträcka ersättningsmetoden för ett företag är IRS standard körsträcka. Enligt denna plan får arbetstagaren och arbetsgivaren bara hålla reda på mil som drivs för företag snarare än att dokumentera faktiska utgifter. Denna ränta uppdateras regelbundet av IRS för att återspegla den genomsnittliga gas-, underhålls-, reparations-, försäkrings-, licens-, registrerings- och avskrivningsutgiften som uppkommer per mil som drivs.
Faktiska kostnader
I stället för att återbetala med standard körsträcka kan ett företag välja att ersätta de faktiska fordonsutgifterna. Detta är mer detaljintensivt jämfört med IRS standard körsträcka, men kan resultera i högre ersättning om arbetstagaren kör en lyxbil eller köper en dyr försäkring. Med denna metod beräknar medarbetaren total mängd gas, bilunderhåll, bilreparationer, avskrivningar, licensavgifter, registreringsavgifter och bilförsäkringskostnader för året. Sedan prorates han utgiften utifrån mängden mil som drivs för företag. Till exempel, säg att en anställd körde sin bil totalt 10 000 mil under året och 5 000 av dessa mil var för företag. Om han ådragit sig totalt 10 000 dollar i fordonskostnader under året, kan hans arbetsgivare ersätta honom för 5 000 dollar så länge han kan dokumentera utgifterna.
Andra metoder
IRS gör det möjligt för företagen att ersätta körkostnaden på vilket sätt de väljer, så länge de behåller dokumentationen. Vissa arbetsgivare kan välja att bara ersätta den faktiska mängden gas som köpts på affärsresor. Andra kan inte välja att ersätta körkostnaden alls. Om en arbetsgivare endast återbetalar en del av körsträckautgifterna eller ingen körkostnadskostnad, kan arbetstagaren avskriva den obeskattade delen som en särskild avdrag på Form 2106, anställda affärsutgifter.