Innehållsförteckning:
Att organisera dina dokument kommer inte bara att hålla dina viktiga filer till hands utan skyddar dem även om de lagras ordentligt. Ingen gillar känslan av att skryta genom dokument, kasta papper runt eftersom du inte kan hitta det viktiga kontoutdraget. När du väl har organiserat och arkiverat dina dokument är det snabbt och enkelt att hitta dina viktiga filer.
Steg
Beräkna antalet filmappar, bindemedel och flikdelare som du behöver. Det beror på hur många olika arkiveringskategorier du har. Det är bäst att köpa dessa varor efter att du har skapat dina arkivkategorier så att du vet exakt hur många mappar du behöver.
Steg
Utpeka ett golvytan eller ett stort bord för att göra pålarna av alla dina dokument. Att organisera dina dokument är en process och därför vill du ange ett område där du kan göra staplarna av dina sorterade dokument och lämna dem sorterade där om du inte slutar genast. Beroende på hur många dokument du har kan det här ta dig hela helgen, eller ännu bättre, spendera minst 10 till 30 minuter per dag för att organisera och filma dina dokument.
Steg
Organisera dina dokument i staplar separerade i namnkategorier. Till exempel vattenräkningar i en stapel och kontoutdrag i en annan (separata högar för varje bank).
Steg
Gör en lista över de olika namngivna kategorierna (företag eller dokumentnamn) som du en gång har lagt till alla dina dokument i separata högar. Till exempel: Bank of America, Vattenräkning, Billån, Statens lantförsäkring, AAA, Studentlån etc. Alfabetisera din lista. Om alla dina dokument lagras i ett arkivskåp i alfabetisk ordning, kommer det att göra det enklare för dig att hitta dina dokument.
Steg
Skriv var och en av dina kategorinamn på fliken i filmappen eller på ett separat papper med flikar som du separerar och lägg sedan in i fliken Hängande filmapp.
Steg
Lägg alla dina mappar i arkivet i alfabetisk ordning. Börja arkivera dina dokumenthögar. När du skickar dokument till sina korrekta mappar organiserar du dokumenten i kronologisk ordning med de senaste på toppen. Kontrollera med statliga och federala lagar när det gäller att ta reda på hur länge du bör behålla vissa viktiga dokument. Vissa dokument, till exempel IRA-bidrag, måste hållas permanent.
Steg
Håll en säkerhetskopia av viktiga dokument - eller om du bara vill ha årets dokument till hands (till exempel i skattemässig form) - genom att göra bindemedel till filkopior av dina dokument i. Beroende på hur många dokument du har Har separera dina dokument i kategorier, till exempel bankdokument, räkningar och investeringar. Glöm inte att märka dina flikdelare så att allt i ditt bindemedel är lättillgängligt. Lägg en lista över kategorierna i flikarna på framsidan av ditt bindemedel. Du kan även skanna alla dina viktiga dokument och behålla elektroniska kopior som säkerhetskopia.