Innehållsförteckning:
Syftet med en mötesagenda är att se till att deltagarna har en uppfattning om var diskussionen är på väg. Det ger också en tidsram så att alla som är inblandade vet när mötet kommer att gå ihop. Skapa en snabbmallagemall i rätt format så att allt du behöver göra är att uppdatera det för varje session.
Listformat
När du skriver en mötesagenda måste du formatera den i en numerisk och alfabetisk lista i ordning av händelser. Standardformatet har ordet "Agenda" högst upp på sidan. Under "agenda" skriver du företagsnamn, datum och tid för mötet. Varje huvudagent på agendan fortsätter med ett tal eller romannummer enligt följande: "I. Inledning, II. Korrespondens." Under varje huvudkategori lägg till mer detaljerade beskrivningar som föregås av en bokstav i alfabetisk ordning. Här är ett exempel: "a. Allmän introduktion, b. Introduktion av nya medlemmar." Fortsätt denna sekvens för alla agendaposter och beskrivningar.
Översikt
Den grundläggande översikten för en mötesagenda är för det första introduktionen, följt av protokollet från föregående möte (skäl och godkännande), rapporter, ny verksamhet, diskussionsartiklar (i betydelse) och stängning. Det här är en grundläggande riktlinje för en agenda - självklart kan du lägga till egna objekt i den ordning du föredrar.
Tidskalkyler
Du bör också inkludera tidsuppskattningar för varje objekt på din dagordning. Använd tidsblock i minuter eller timmar, med hjälp av realistiska uppskattningar. Parlamentsmedlemmen (vanligtvis sekreterare eller chef) kan sedan använda dessa riktlinjer för att hålla mötet på rätt spår. Så, till exempel, kan du lägga till "3 minuter" bredvid introduktionsraden och "15 minuter" under varje föremål upp till diskussion.
ansvar
Utöver mötestimatens uppskattningar, inkludera även namnet på den person som ansvarar för att leda varje diskussion. Om du eller chefen är den enda personen som planerar att genomföra mötet är det inte nödvändigt. Men om du har olika lagmedlemmar tilldelade varje uppgift på agendan, inkludera namnen. Till exempel, om en sekreterare ger protokollet, inkludera hennes namn bredvid det objektet på listan.