Innehållsförteckning:
Avbryta ett inköps- eller tjänstekontrakt, ett abonnemang eller ett skriftligt medlemskap är inte bara klokt, men det kan också vara nödvändigt. Till exempel måste du skicka ett skriftligt avbokningsbrev för ett kontrakt som omfattas av Federal Trade Commissions avköpsregel. Oavsett om det är obligatoriskt eller frivilligt, klargör ett välskriven affärsbrev din avsikt och skyddar dina juridiska rättigheter.
Använd ett företagsbrevformat
Organisera brevet som du skulle med någon företagskorrespondens. Inkludera din adress, datumet, en referensrad och mottagarens adress ovanför hälsningen. Undvik att använda en generell hälsning som "Till vem det kan vara oroligt". Om du inte har något namn, ring antingen till företaget eller hänvisa till avdelningen med en hälsning som "Kära kundrelationshanterare". Observera i brevet att du inkluderar medföljande dokumentation genom att lägga till en kapslingslinje strax under slutet där du anger namnet på varje dokument som du skickar med brevet. Använd en stavningskontroll och korrekturläs brevet för att säkerställa att det är korrekt och felfri.
Håll dig vid fakta
Var artig men fast när du gör en avbokningsförfrågan. Även om du kan ge en anledning, säger FTC att detta aldrig är ett krav på avbokning. Om du ger en anledning, krita inte eller förolämpa företaget. Anta istället en objektiv och professionell ton och håll fast vid fakta. Inkludera åtgärder som du förväntar dig att företaget ska ta efter att du fått brevet, t.ex. att avbryta automatiska månatliga bank- eller kreditbetalningar. Till exempel gör en förfrågan som "Detta brev är att meddela dig att jag avbryter mitt kontrakt från den 20 januari 2015. Jag förväntar mig att du inte gör några ytterligare avgifter till mitt kreditkort."
Nödvändig information
Inkludera information som ett konto eller filnummer som företaget kanske behöver identifiera dig eller ditt konto. Inkludera en check för full betalning om du har en enastående balans. Om avbokningen istället resulterar i återbetalning, ange att du förväntar dig en återbetalning inom en viss tid och ange beloppet. Annars, inkludera ett uttalande som "Jag förväntar mig en fullständig återbetalning inom 30 dagar." Se till att du också begär en skriftlig avbokningsbekräftelse via returpost.
Inkludera stöddokumentation
Skydda dina juridiska rättigheter med dokumentation som verifierar köpet och din rätt att avbryta. Till exempel, inkludera en kopia av kontraktet där du markerar din rätt att avbryta och ett kvitto eller en kopia av en inbetalad check. Som ett slutligt skydd rekommenderar FTC att skicka ett avbokningsbrev via certifierat brev med returkvitto.