Hur konverterar man en 1099 till en W2

Under en anställdes förhållande till en arbetsgivare kan en omklassificering av skattestatus krävas. Ofta kommer ett företag att anställa arbetstagare på kontraktsbasis. Om förhållandet blir regelbundet och pågående kan verksamheten behöva konvertera arbetstagaren från en oberoende entreprenör till en tjänsteman. Underlåtenhet att korrekt klassificera en arbetstagare som anställd och att betala erforderliga löneskatter kan innebära att bolaget straffas. När en omvandling sker, har både arbetsgivaren och arbetstagaren ett visst ansvar.

Företagen använder vanliga skatteformulär för att uppfylla rapporteringskraven.

Steg

Granska riktlinjerna för Internal Revenue Service när det gäller när en arbetstagare ska behandlas som en anställd snarare än en oberoende entreprenör (se resurs 1). Identifiera alla entreprenörer som arbetade för dig som kommer att få 1099 i slutet av skatteåret och måste konverteras till en W-2 enligt samma riktlinjer.

Steg

Meddela entreprenören skriftligen om det omedelbara behovet att konvertera honom till en anställd och vilken identifieringsinformation du behöver för att genomföra denna ändring. Dokumentera datum och tid som dessa poster producerades i medarbetarens fil. Använd ett certifierat brev med tillräckligt med porto om du skickar meddelandet via postadress. Håll kvittot stämplat av US Postal Service i dina dokument som ditt juridiska "bevis på sändning".

Steg

Ställ in en ny anställd fil i din anställd databas och inspelningssystem. Klassificera entreprenören som omvandlas som antingen lön, lön undantagen eller timme icke-befriad, baserat på det aktuella arbetet och den ansvarsnivå som medarbetaren ska ha. Använd din dator och Internetåtkomst för att se över arbetsgruppen för arbetsmarknadsdepartementet i USA baserat på Fair Labor Standards Act (se Resurs 2).

Steg

Ställ in ett löneskema som motsvarar den typ av regelbunden arbetstagarklassificering som entreprenören kommer att bli. Upprätta utlösare för övertidstjänst efter 40 timmars arbete per vecka om den nya medarbetaren ska vara en timmes anställd.

Steg

Kräv den nya medarbetaren att fylla i en W-4 formulär som ger enskild information och skattebefrielse som ska beräknas vid fastställande av löneavgifterna. Ange den nya medarbetaren i din anställdas databas och tidssystem efter behov.

Steg

Skapa en färdigställd W-2 blankett för den nya medarbetaren före den 31 januari för föregående räkenskapsår, rapportering av lön, skattsinnehåll och annan information som krävs på blanketten. Skicka fyra kopior till arbetstagaren för olika skatteansökningskrav. Håll en kopia för egna företagsrekord och skicka en kopia till Internal Revenue Service och statliga eller kommunala skattemyndigheter, om tillämpligt.