Innehållsförteckning:
Så här balanserar du en kontrollbok med hjälp av Excel. Excel är ett kalkylprogram som kan lägga till, subtrahera och använda formler för att hantera data. Här är stegen för att balansera en kontrollbok med hjälp av denna programvara.
Steg
Öppna Excel-programmet från startmenyn eller dubbelklicka på en genväg på skrivbordet.
Steg
Märk dina rubriker på översta raden och lämna öppna kolumner mellan dina rubriker. A1 ska vara märkt "Metod;" B1 ska vara blank; C1 bör vara "Date;" D1 ska vara blank; E1 bör vara "Beskrivning;" F1 ska vara tomt G1 bör vara "Debit;" H1 ska vara blank; I1 ska vara "Credit:" J1 ska vara tomt; K1 bör vara "Balans;" L1 ska vara blank; och M1 ska vara "Cleared".
Steg
Ändra dina tomma kolumnbredder för att skilja de data du ska infoga senare.Klicka på den första tomma kolumnen (B), håll ner "Ctrl" -knappen och klicka på de andra tomma kolumnerna (D, F, H, J; L). De kommer att markeras i svart. Högerklicka med musen på en svart kolumn. En nedrullningsfält öppnas, klicka på "Kolumnbredd". Byt till "2" och klicka "OK".
Steg
Ändra dina andra kolumnbredder som håller data till den storlek du vill ha. Den mest märkbara förändringen kommer att vara kolumnen "Beskrivning". Ändra detta till en kolumnbredd på "27" så det kan hålla tillräckligt med text för att spela in din information.
Steg
Formatera celler för att hålla valuta. Klicka på "G", håll ner "Ctrl" -knappen och klicka på "I" och "K." Högerklicka på en av de svarta markerade kolumnerna för att se rullgardinsmenyn. Välj "Formatera celler". På fliken "Antal" väljer du "Valuta" och väljer dina decimaler och dollartecken. Detta kommer att göra din form konsekvent.
Steg
Sätt in din startbalans. På den första raden vill du bara infoga din startbalans i "K2" -cellen. Det här är numret på alla dina debiteringar och krediter kommer att läggas till eller subtraheras från.
Steg
Sätt in dina data som börjar med rad 3. Kontrollera # s, ATM, Insättning och andra metoder kommer att anges i kolumn A. Ange transaktionsdatum (du kan formatera den här kolumnen genom att högerklicka på "C", "Format Cells" och välja datumformatet du föredrar). Ange beskrivningen och beloppet i lämpliga kolumner.
Steg
Skapa en löpande balans. Klicka på cellen "K3." På verktygsfältet klickar du på knappen Auto sum som visas som en grekisk bokstav "E." Ett punkterat rörligt block kommer att visas på "K2" och du kommer se en stapel under verktygsfälten med = SUM (K2). Sätt in ditt kommando efter K2: = SUM (K2-G3 + I3) och klicka på "Enter." Du har formaterat din celldata.
Steg
Formatera kolumnen "Balans" för att uppdatera när du anger data. Klicka på K3-cellen, håll ner "Ctrl" -knappen och klicka på bokstaven "C" på tangentbordet. Detta kopierar formatet för den cellen. Klicka på K4-cellen, håll ner "Ctrl" -knappen och klicka på bokstaven "V" på tangentbordet. Detta klistrar in formatet i den cellen. Upprepa pasta processen så långt ner som du föredrar.
Steg
Förena ditt Excel-kalkylblad med ditt månatliga kontoutdrag. Lägg en "R" i kolumnen Cleared för att ange att en post matchar ditt kontoutdrag och har lagts till eller dras av till din balans.
Steg
Verifiera din balans. Ditt kontoutdrag kan skilja sig från ditt Excel-balans. Vissa transaktioner kan inte ha rensat den bank du har spelat in. Ta ditt Excel-saldo och lägg till eller subtrahera eventuella belopp som inte har en "R" bredvid dem till ditt Excel-balans. Denna summa borde matcha ditt kontoutdrag saldo.