Hur man skriver lämpliga brev till din hyresvärd

Att skriva en lämplig bokstav till din hyresvärd skiljer sig inte mycket från att skriva andra typer av affärsbrev. Dina brev borde på ett civilt och artigt sätt kommunicera dina bekymmer och dina förhoppningsvisa resolutioner. Ett välskrivet brev kan gå långt för att lösa eventuella problem som du kan ha med din hyresvärd och kan till och med förbättra ditt förhållande.

Kommunikation är en viktig aspekt av goda hyresvärdar-hyresgäster förhållanden. Kredit: FotoMaximum / iStock / Getty Images

Förbered dig själv för att skriva

Att skriva en viktig bokstav till någon kräver förberedande förberedelser. Detta är särskilt sant om du har ett antagonistiskt förhållande med din hyresvärd, eller du klagar på ett allvarligt, oupplöst problem. Skriv aldrig när du är arg. Vänta tills du är lugn innan du skriver. Om du skriver om ett problem som omfattas av ditt leasingavtal eller statens hyresvärdslagen, granska både innan du skriver. Ditt brev kommer att vara övertygande om du kan citera lagar eller leasingklausuler för att motivera dina önskemål.

Identifiera dig själv

Se till att din hyresvärd vet vem han hörs av genom att inkludera ditt namn och adress i ditt brev. Om du är i en byggnad eller ett komplex som har ett namn, använd det också. Om du vill ha ett snabbt svar från din hyresvärd, ta med ditt telefonnummer och din e-postadress och låt din hyresvärd veta när är den bästa tiden att ringa dig.

Ange ditt företag klart

Förklara tydligt syftet med brevet och vilken åtgärd, om någon, du vill att din hyresvärd ska ta. Om du begär en reparation, ange detta i ditt brev och låt din hyresvärd veta när det skulle vara bra att planera ett underhållsbesök. Om du informerar hyresvärden om att du inte förnyar ditt hyresavtal, förklara det här i de första meningarna, informera sedan din hyresvärd om ditt flyttdatum och din nya adress så han vet var du ska skicka din insättning.

Var artig, även om du klagar

Det är lätt att bli frustrerad med en hyresvärd som ignorerar upprepade förfrågningar om reparationer eller vägrar att hantera bullriga grannar. Ändå är det viktigt att vara artig och rimlig. Din hyresvärd kan betrakta elakhet eller sarkasm som motivering för att ignorera ditt brev eller till och med inte förnya ditt leasingavtal. Ta en "just the facts" -strategi när du tar itu med dina problem och begär resolutioner.

Proofläs ditt brev och verifiera adressen

Stavningsfel och punkteringsfel skada trovärdigheten hos ditt brev. Granska ditt brev och läs det högt för att se till att det flyter bra. Be en vän eller familjemedlem att läsa brevet. Hon kan upptäcka fel som du missade och ge dig feedback om tydligheten och tonen i ditt brev.

Överväg att använda Certified Mail

Certifierat mail ger dig bevis på leverans eller leveransförsök. Att ha bevis på din kommunikation kan vara till hjälp om situationen eskalerar. På vissa ställen måste du använda certifierat brev när du skickar vissa typer av brev till din hyresvärd. Till exempel i Maryland har en hyresgäst rätt att vara närvarande vid hans hyresvärdens utflyttningsinspektion om han meddelar sin hyresvärd av sin nya adress via certifierat brev 15 dagar före flyttningen.