Ledgers är helt enkelt löpande register över krediter och debiteringar. Vi använder en bokstav varje gång vi anger checkar eller inlåning i våra checkböcker eller inlåning och uttag i en besparingspassbok. Vissa människor håller en hushållsbokstav. Andra håller företagsledare för småföretag eller internationella företag. Även om datorisering har förenklat jobbet hos företagsrevisoren, kan det också tillämpas på hushållsekonomi. Datorbaserade ledgers finns som freeware eller shareware samt de professionella paket som är tillgängliga för köp. Ledger tabletter finns tillgängliga hos alla kontorsmateriel och högst stationära.
Ledgers innehåller minst fem kolumner, som används för datum, detalj, kredit, debet och balans. Detaljerad kolumn används för betalningsmottagarens namn eller inkomstkälla och eventuella anteckningar. Intäkterna eller utgifterna registreras i antingen kredit- eller betalkolonnen (lämnar den andra kolumnen tomt) och en löpande summa anges i balansräkningen. Kolumner kan läggas till för att ange skattepliktig inkomst eller avdragsgilla kostnader. Ledgers bör hållas under en viss period --- en vecka eller en månad --- beroende på antalet transaktioner som inträffar. Vid periodens slut debiteras debiteringar och krediter och slutbeloppet kontrolleras genom att lägga till krediterna och subtrahera debeten från öppningsbalansen. Slutsaldot är "framåt" som öppningsbalans för storleken för nästa period. Var noga med att markera varje ark i din bok med en titel (hushållsbokstav, företagsnamn), datum för perioden som täcker och rubriker för kolumner. Om det tar mer än en sida att täcka en aktivitetsperiod, se till att markera sidnummer för det totala antalet på varje sida.
Ledgers används av revisorer att förbereda balansräkningar, spåra intäkter och utgifter för avkastning och förbereda budgetar. För att använda storleken för detta tilldelas de kontonumren för varje grupp av tillgångar och skulder. Ett separat kontonummer kan ges till: Inkomst från varje källa, hyror, hypotekslån och lån, datorleasing, skolkostnader eller någon typ av inkomst eller utgifter som du kan behöva totalt för årets slut. Kontonummering gör det lättare att samla in data som kan användas för att räkna upp skatter eller göra budgetar. Med hjälp av din bokförare kan du förbereda en budget för ditt företag och hushåll som kan förutsäga vilka utgifter du ska planera på och vilken inkomst du kan förvänta dig. Håll separata ledgers för företag och personliga konton för att hålla reda på pengar och ha fullständiga register för din revisor.