Innehållsförteckning:
Om du har ett jobb som kräver resor, oavsett om det ligger inom din egen stad eller stat eller är utanför staten eller landet, väljer ditt företag metod för ansvarsskyldighet och ersättning för dessa utgifter. Vissa företag ersätter dina faktiska kostnader, medan andra ger dig en stipendium. Om du får ett stipendium beror din personliga skattskyldighet på om din arbetsgivare har en ansvarsskyldig eller ej planerad plan. Återbetalning av faktiska utgifter är inte skattepliktig.
Resebidragsmetoder
Om du måste resa och denna resa anses vara arbetsrelaterad finns det flera sätt som ditt företag kan hantera och ersätter dig för dessa utgifter. Du kan få en reseavgift före resan, du kan betala dina utgifter och få ersättning eller du kan få en reseavgift som kräver att du dokumenterar dina utgifter och returnerar oanvänd del av stipendiet till din arbetsgivare. Ditt företag kan välja att tillhandahålla dessa medel enligt en ansvarsskyldig plan eller en icke-beräkningsbar plan, eller de kan redovisa en del av utgifterna med en dödsränta.
Ansvarig plan
Om din arbetsgivare använder en ansvarsskyldig plan, är de företagsutgifter du har gjort med din stipendium inte skattepliktiga som inkomst, och de är inte föremål för FICA-skatter. En ansvarig plan måste uppfylla vissa IRS krav. Utgifterna måste vara affärsrelaterade och skulle annars vara avdragsgilla av dig som en affärskostnad. Din arbetsgivare måste kräva att du dokumenterar dina utgifter genom att ange datum, tid, plats, belopp och affärsändamål för bekostnaden inom en rimlig tidsperiod - vanligtvis inom 60 dagar.
Alla utgifter kräver kvitton om de inte är ersatta på en plan per dygn - till exempel körkostnader. Eventuella överskjutande medel på din reseavgift som inte var nödvändiga för din resa måste återlämnas till företaget inom rimlig tid. Eventuella pengar som inte returneras är fullt skattepliktiga.
Nonaccountable Plan
En nonaccountable plan är en som inte kräver att arbetstagaren redovisar någon av de utgifter som görs med hjälp av reseavgiften. Under denna typ av plan kan du spendera din reseavgift på allt du väljer, utan dokumentation eller förklaring, och du behöver inte returnera den outnyttjade delen av din stipendium till din arbetsgivare. Enligt denna typ av plan ingår summan av din stipendium i din skattepliktiga inkomst på din W-2-blankett och är också föremål för FICA-skatter - Medicare och Social Security.
Per Diem Kostnader
IRS har förfaranden för att ersätta anställda med fast ränta för resekostnader som måltider, logi och körsträcka. Till exempel, år 2011, IRS körsträcka ersättning var 51 cent per mil. Denna kurs justeras baserat på fluktuationen av gaspriserna. Enligt denna plan ersätts du för dina utgifter till de standardpriser som fastställs av IRS, för vilken du måste ange affärsskälen för din resa och antalet kilometer du reste.
Om dina utgifter återbetalas helt enkelt baserat på per diem-kursen, betraktas det som en ansvarig kostnad och är inte skattepliktig. Men om du överskrider per diem-räntan och begär ersättning är överbeloppet fullt skattepliktig. För andra utgifter som omfattas av din reseavgift, för vilken det inte finns någon dygn, om du måste redovisa det, är det inte skattepliktigt, men om din reseavgift täcker den och du är skyldig att inte redovisa det eller att returnera överbelopp, dessa belopp är skattepliktiga och läggs till i din inkomst.