Innehållsförteckning:
Kanske vill din organisation utveckla ett teambyggnadsprogram eller ett årligt välgörenhetsprogram. Oavsett händelsen kostar sådana aktiviteter pengar. En viktig övervägning om huruvida ett program kan gå från ett grovt förslag till verklighet är kostnaden. För att bedöma kostnader planerar företagen en programbudget.
Identifiering
Budgetformatet varierar beroende på företag, men standardbudgetar innehåller en skriftlig rapport som beskriver och motiverar kostnaderna. En budget innehåller också ett kalkylblad som lyfter fram de kvantitativa aspekterna av budgeten, främst kostnader. Sådana utgifter inkluderar fasta och rörliga kostnader. Robert Carbaugh förklarar i boken "Contemporary Economics" hur fasta kostnader avser uppåkostnader som uppstår oavsett kvantitet eller volym som produceras. Exempel är administrativ lön, hyra eller arenodelar och maskiner. Variabla kostnader, däremot, justeras utifrån produktionen eller användningen. Material och ingångar är typer av rörliga kostnader. Att beräkna det totala värdet av dessa utgifter ger den totala programkostnaden.
Funktioner
Funktionerna i en programbudget innehåller en skriftlig översikt över hur kostnaderna fördelas, möjliga orsaker till fluktuationer i de förväntade kostnaderna och hur de ska täcka utgifterna. Rapportöversikten motiverar var och en av de noterade inköpen och erbjuder ibland lösningar för att minska kostnaderna för projektet. I vissa fall visar en del av en programbudget upp sätt att täcka utgifterna, inklusive insamling av pengar eller avledning av resurser från en del av organisationen till projektet.
John Mutz, författare till "Fundraising for Dummies", förklarar hur programbudgeten ska återspegla hur verksamheten har planerat för kostnaderna. Den förväntade kostnadsdelen av budgeten som beskrivs i kalkylbladet beskriver de poster som är nödvändiga för programmets genomförande. Kalkylbladet anger också den totala kostnaden, som vanligtvis är referens i hela rapporten.
Betydelse
En programbudget hjälper företag att förstå och aktualisera kostnaderna. I vissa fall kan beräknings kostnader belysa att företaget inte har råd med det givna programmet. Om detta uppstår sparar verksamheten värdefulla resurser genom att inte utveckla ett program som det inte har råd med. Eller budgeten illustrerar hur verksamheten kan ändra sina ursprungliga planer på något mer kostnadseffektivt. Vissa företag använder en programbudget som ett förslag: I dessa fall kan företag som accepterar bud från olika företag granska det mest effektiva och överkomliga valet som erbjuds av leverantörerna. En budget ger också en känsla av ansvarighet till de som ansvarar för inköp av projektet. Ledningen kan använda informationen som beskrivs i budgeten för att skapa riktlinjer och förväntningar om kostnader.
Varning
Före noteringskostnader bör budgetanalytiker samla information från flera källor om priser. Företaget bör bestämma vilken vara som ska köpas för programmet först efter att ha hört många priser. Vid denna tidpunkt bör bolaget åta sig att köpa produkten eller använda tjänsten. Använda enkla uppskattningar gör budgetar opålitliga och otillräckliga.