Innehållsförteckning:
Undrar hur länge att behålla dokument? Först bestämmer du vad dokumentet är. Till exempel, om ett dokument innehåller monetär information, såsom löneposter eller låneanspråk, skulle dessa kategoriseras under finansiella dokument. De flesta finansiella dokument lagras under året och hålls på för ett antal år för senare finansiell revision, om det behövs. Andra kategorier inkluderar identifiering, avtalsmässig, utbildning och personlig.
Finansiella dokument
Håll intäkter och kostnader, räkningar och andra finansiella dokument, till exempel månatliga kontoutdrag, i upp till ett år. När du arkiverar finansiella poster i skattesyfte bör du emellertid hålla företags- och personliga finansiella dokument, som kvitton, i upp till tio år om du granskas.
Indentifieringsdokument
Ett identifieringsdokument är bevis på en persons ålder och födelse namn, till exempel ett födelsebevis eller körkort. Dessa handlingar bör hållas för livet, relativt till hands, på begäran av rättsliga myndigheter. Ett tillståndsutfärdat icke-körkort är också en form av dokumenterad identifiering som måste förnyas vid utgången av det, som ett körkort.
Avtalsdokument
Avtalshandlingar är skriftliga avtal mellan en individ och en tredje part för utbyte eller försäljning av varor eller tjänster. Dessa varor eller tjänster kan vara ett hus eller en bil, vilket skulle innefatta eventuella leasingavtal eller egendomshandlingar eller garantier för köpta fastigheter. Under alla omständigheter har ett avtalsdokument en bestämd löptid eller uppsägningsdatum för dokumentet, vilket också kan vara det angivna datumet för att kassera dokumentet.
Utbildningsrekord
Lagring av graderade forskningshandlingar och liknande, i en shoebox eller hopfällbar mapp, kan vara till nytta för senare användning vid arkivering av pedagogiska dokument per termin. Med terminens arkiverade arbete kan en student granska sitt tidigare arbete för en halvtid eller slutlig, samt bestrida slutbetyg om behovet uppstår.
För andra utbildningshandlingar, till exempel lönebrev eller studielånsförklaringar, försök arkivera dessa dokument i den finansiella kategorin. Detta hjälper dig att hålla dig uppdaterad med finansiella skyldigheter.
Personliga poster
Personliga uppgifter är dokument som ett äktenskapsintyg, högskoleexamen och journaler som är känsliga bitar som är av betydande värde. Dessa föremål ska alltid lagras på ett säkert ställe eller avlägsnas, eftersom dessa objekt inte vanligtvis presenteras offentligt. Ett certifikat eller examensbevis kan inramas och monteras för att bevara det och visas privat hemma eller på kontor.