Innehållsförteckning:
När du inte får den tjänst du vill eller förväntar dig från ett företag, kan du behöva lämna in ett kundservice klagomål. Ibland är detta ditt enda sätt att lösa ett problem. Om du har talat med företagets företrädare, kassörer, korrespondenter och handledare till ingen nytta kan det bli ett problem för dig att få ett formellt klagomål. När du är redo att lämna ett klagomål måste du kanske samla in information och följa de korrekta stegen och rutinerna. Olika företag har olika förfaranden för att lämna in klagomål.
Steg
Ring det företag som du lämnar in klagomålet mot och fråga dem om hur du lämnar in ett klagomål för kundservice. Vissa företag tillåter dig att göra ett klagomål online, och andra företag vill att du ska lämna ditt klagomål skriftligen. Följ anvisningarna till brevet. Om din kundservice klagomål måste skrivas, få rätt adress för avdelningen där den ska gå. Ta reda på om ditt brev ska adresseras till någon specifikt eller bara en avdelning.
Steg
Samla all din information. Du kan behöva namnet på personen du pratade med, om han eller hon var orsaken till ditt klagomål. Få namnen på alla du pratade med, inklusive chefer. Skriv ner institutionens namn samt telefonnummer för avdelningen. Om du känner till de datum och tider du pratade med individer, inkludera dem i ditt dokument. Ibland kan du spendera flera dagar att prata med olika personer som försöker få ett servicesamtal som är löst. Skriv ner alla andra detaljer du kan tänka dig om din kundservice klagomål.
Steg
Skriv ditt brev. När du skriver ditt brev, se till att du inte lämnar ut någon information. Skriv ner den ordning i vilken saker visade sig och den ordning du pratade med vissa individer. Du måste också förklara i detalj vad ditt klagomål handlar om. Ge så mycket detaljer som möjligt. Ta med de steg du tog för att lösa problemet. Förklara varför företaget ska vidta nödvändiga åtgärder för att rätta till din situation. Låt företaget veta att du kommer att räkna med att höra från dem inom en snar framtid.
Steg
Skicka ditt brev. Inkludera med ditt brev några fotokopior av dokument som hjälper ditt fall. Håll en kopia av ditt brev för dina uppgifter. Företaget ska komma tillbaka med dig inom rimlig tid. Låt dem ta 10 till 15 dagar att svara. Du kanske vill skicka en kopia av ditt brev till alla du pratade med, eller åtminstone handledaren i den aktuella avdelningen.
Steg
Följ upp med lämplig byrå. Om du upptäcker att du inte kan lösa problemet kan du behöva kontakta Federal Trade Commission (FTC), Better Business Bureau, ett kreditrapporteringsbyrå eller till och med advokatbyråns kontor. De kommer också att ha egna förfaranden för registrering av klagomål.