Vad täcker återbetalning av kilometer?

Arbetsgivare som ber anställda att använda egna bilar till jobbet, betalar en körsträcka. Anledningen är enkel. Arbetsgivare kan bättre rekrytera och behålla kvalitativa medarbetare genom att kompensera dem för kostnaden för arbetsrelaterad körning. Mileage-ersättning täcker kostnaderna för bilar, bilar och bilar.

Mileage-ersättning täcker endast utgifter för jobbet. Kredit: Brian Jackson / iStock / Getty Images

IRS Standard Priser

Varje år fastställer Internal Revenue Service en standardkurs för företagsanvändning av fordon. Till exempel var räntan i 2015 57,5 ​​cent per mil. Återbetalningsfrekvensen används för att räkna upp skatteavskrivningen när arbetsrelaterad resa inte återbetalas. Standardräntan täcker kostnaden för att driva ett genomsnittligt fordon, inklusive bensin, underhåll och reparationer, försäkringar och avskrivningar.

Non-Business Mileage Write-Offs

Några ersättningar är för körning utan verksamhet, men kvalificerar sig fortfarande för skatteavbrott. Resor för rörliga eller medicinska skäl kan dras eller ersättas vid 23 cent per mil från och med 2015. Räntan för körning vid välgörenhetsverksamhet är fastställd enligt lag vid 14 cent per mil.

Tillåten körsträcka

HR Hero säger att tre kriterier måste uppfyllas för återbetalning av körsträckor för att kvalificera sig som affärskostnad. För det första kan ersättning endast betalas för resor som är direkt relaterade till arbetet. Pendling mellan ditt hem och din normala arbetsplats är inte kvalificerad resa. För det andra måste anställda dokumentera arbetsrelaterad körning. Slutligen måste en anställd återbetala eventuella överskjutande återbetalningsbelopp som betalats. Arbetsgivare inkluderar inte kvalificerade körsträckor som inkomst, så det är helt skattefritt för arbetstagaren. En arbetsgivare kan skriva ut beloppet som en företagskostnad.

Registrering för ersättning

Anställda behåller vanligtvis en körsträcka för att dokumentera sin arbetsrelaterade körning. Det börjar med årets första dag som bilen används för affärer och slutar med kilometerns läsning på den sista dagen. Varje post måste ange datum, affärsskäl för körsträckan och var du går. Start- och slutmätningsavläsningen måste registreras. Arbetsgivare använder denna information för att beräkna körsträckautbetalningar genom att multiplicera mil som drivs av IRS-standardräntan.

Alternativ för faktiska kostnader

Arbetsgivare använder i allmänhet inte faktiska fordonsutgifter på grund av krav på registrering. Medarbetare kan dock använda de faktiska utgifterna om de överstiger ersättningsbeloppet. För att kunna använda de faktiska kostnaderna måste en anställd hålla en körsträckningslista och register över försäkringsbetalningar, bensininköp, reparationer och alla andra fordonsutgifter. När den anställde använder de faktiska utgifterna kan han inte använda standardräntan igen om det påskyndas avskrivningar. Endast kostnader som står i proportion till fordonets företagsanvändning kan hävdas. Till exempel, om 25 procent av de mil som körs på ett år är arbetsrelaterade, kan 25 procent av de faktiska fordonsutgifterna skrivas av.