Innehållsförteckning:
En bostadsrättsförening (HOA) är en organisation som ansvarar för allmän underhåll och underhåll av gemensamma utrymmen i ett bostadsområde. HOA kan drivas av ett förvaltningsföretag eller fastighetsutvecklaren, men övergår vanligtvis till de boende när utvecklingen är klar. En HOA är skyldig att hålla bokföringsböcker som exakt återspeglar de insamlade avgifterna, vilka typer av kostnader som uppstår, visa reserveringsbalanser för särskilda projekt och olika andra objekt. Ett grundläggande bokföringssystem kan genomföras utan för mycket svårighet.
Steg
Inköpsredovisningsprogramvara skräddarsydd för en HOA om du inte redan äger programvara. Du behöver inte använda specifik HOA-programvara om du redan äger annan bokföringsprogramvara. Condo Manager och TOPS är mjukvaruleverantörer som specialiserar sig i HOA-bokföringsbehov, medan Quickbooks är generell finansiell mjukvara som kan användas för att uppfylla grundläggande HOA-bokföringskrav. Slutför handledningen och läs manualerna som levereras med den programvara du köper för att förstå hur du ställer in din HOA i systemet.
Steg
Se till att du har en gedigen förståelse för HOAs bokföringskrav. California Association of Homeowners Associations är en bra resurs för att lära sig mer om de grundläggande HOA-kraven.
Steg
Skapa en konsekvent namnkonvention för dina kontonummer innan du börjar skriva in dem. Du kan till exempel bestämma att alla tillgångskonton börjar med nummeret "1", "kontoansvar" 2, "inkomstkonton" 3, "kostnadskonton" 4 "och eget kapitalkonton" 5."
Steg
Skapa de konton du ska använda i programvaran. De grundläggande tillgångskonton du behöver är kontanter, checkar, kundfordringar, uppskjutna kostnader och fasta tillgångar. För skuldkonton behöver du betalningsbara, uppskjutna intäkter och lån. Intäkter konton kommer att inkludera avgifter och ränteintäkter. Konton för de flesta utgifterna är Verktyg, Försäkring, Underhåll, Depåbevis, Ränta, Avgifter, Skatter och Reservkostnader. Slutligen kommer kvarvarande vinster och reserver att innefatta egetkapitalkonton. Varje HOA har specifika behov, men denna lista över konton ger en solid grund för att börja skriva transaktioner och kan uppnås med hjälp av någon HOA eller generisk finansiell bokföringsprogram.
Steg
Gör öppningsbalansposten i ditt nya mjukvarusystem. Denna post görs innan du gör din standard, dagliga poster framåt. Denna post ska inte innehålla några intäkts- eller kostnadskonton. Till exempel, om HOA har $ 1000 i banken från tidigare bostadsrätter, kommer inbetalningen helt enkelt att debiteras till Checking for $ 1,000 och en kredit till kvarvarande vinst för $ 1000. Vid denna tidpunkt har du en inledande balansräkning och är redo att flytta framåtgående inspelning dagligen.
Steg
Ange dina budgetnummer för varje inkomst- och kostnadskonto. Metoden att upprätta budgetnumren kommer att bero på vilken programvara du använder. Budgetering kräver vanligtvis att man skapar en separat huvudbok från den du använder för att registrera din HOAs dagliga verksamhet. Läs respektive avsnitt i din programvaruhandbok för att förstå detaljerna om hur du skapar budgetar i ditt mjukvarusystem.
Steg
Lär dig att köra de grundläggande rapporter som levereras med din programvara. De mest grundläggande rapporterna är balansräkning, resultaträkning, kassaflödesanalys och budget kontra faktiska. Dessa bör levereras med all finansiell programvara du använder.